Zapytania ofertowe w logistyce

Rosnące koszty energii elektrycznej, wynagrodzeń oraz innych zobowiązań powodują, że ceny usług w obszarze TSL z roku na rok rosną. Nie ma nic dziwnego w tym, że usługobiorcy, chcąc uniknąć podwyżek, kierują zapytania do wielu firm logistycznych. Jednak wysyłane w pośpiechu prośby o ofertę, często budzą wątpliwości u samych operatorów logistycznych.

Zapytania ofertowe spływają przez cały rok, jednak firmy logistyczne najwięcej z nich otrzymują w listopadzie i grudniu. Niektóre prośby o oferty wiążą się z faktyczną chęcią zmiany operatora, ale są i takie, które można uznać jedynie za coroczne sondowanie rynku.

Co naturalne, istnieje ryzyko, że handlowcy z mniejszym zaangażowaniem będą podchodzili do tych zapytań, które wymagają od nich czasu i uwagi, ale przy tym nie rokują na faktyczne nawiązanie współpracy.

Dlaczego wycena usług logistycznych jest trudna?

Każdy obszar usług ma swoją specyfikę. W przypadku usług logistycznych trzeba mieć świadomość tego, jak złożone są to usługi i jak wiele aspektów może wpływać na ich wycenę.

Co więcej, różne firmy z branży TSL mogą zupełnie odmiennie definiować zakres poszczególnych działań oraz bardzo różnie je wyceniać. Nie chodzi przy tym jedynie o odmienne stawki, ale o inny sposób ustalania kosztów współpracy. W związku z tym prosta prośba w stylu „poproszę o cennik” nie będzie tutaj możliwa do zrealizowania – każdy outsourcing jest kalkulowany indywidualnie.

Co się z tym wiąże, trudno jest dokonać porównania ofert i cen dwóch różnych operatorów, szczególnie gdy chce się to zrobić pobieżnie. Wysyłanie tabelki z prośbą o uzupełnienie dokładnie tych samych pozycji w kosztorysie może nie być miarodajne w odniesieniu do finalnych kosztów. Dlatego do każdego oferenta najlepiej jest podchodzić indywidualnie, a porównania cen dokonywać dopiero wtedy, gdy będziemy mieli pewność, że w wycenie zostały uwzględnione absolutnie wszystkie koszty związane z konkretną współpracą.

Przykłady błędów ofertowych

Sygnałem ostrzegawczym dla firmy otrzymującej maila z prośbą o ofertę może być sytuacja, w której zakres zapytania nie pokrywa się z ofertą usługodawcy. Jeśli tak, to prawdopodobnie osoba przygotowująca zapytanie nie zapoznała się z informacjami o potencjalnym kontrahencie (np. na stronie internetowej). Możliwe też, że ten sam e-mail został wysłany jednocześnie i w identycznej formie do wielu firm.

Takie wysyłane masowo zapytania mogą wywoływać opór po stronie handlowców. Są bowiem sygnałem, że osoba rozsyłająca maile nie dołożyła starań, aby dobrze przygotować prośbę z ofertą, a wybór adresata był dość przypadkowy.

Jest też inna możliwość – pracownik danej firmy mógł złożyć zapytanie na podstawie współpracy z dotychczasowym operatorem logistycznym. Wpisał więc do zapytania dokładnie te składniki wyceny, które są uwzględniane w obecnych rozliczeniach, oczekując, że w te same miejsca zostaną jedynie wpisane inne wartości. Tymczasem różne firmy mogą preferować zupełnie inne sposoby rozliczenia, co oznaczać będzie nie tylko odmienne stawki, ale w ogóle wycenianie innych czynności.

Niektóre maile mogą zawierać nawet tajemnice handlowe dotyczące współpracy z obecnym partnerem logistycznym! Takie zapytanie zawierać może wymagania dotyczące m.in. konkretnych lokalizacji magazynów, procedur operacyjnych, regulaminów wewnętrznych czy też listy pozwoleń branżowych. Są to oczywiście dokumenty związane z firmą, z usług której potencjalny kontrahent korzysta obecnie. Niestety, takie podejście, choć wygodne, świadczy o zaniechaniu staranności.

Zmieniając usługodawcę, klient powinien być przygotowany na odmienne rozwiązania problemów. Tymczasem warunki określone w zapytaniu ofertowym lub przetargu bywają tak sformułowane, że spełnić  może je tylko jedna firma, której zasady działania uwzględniono w dokumencie.

Warto podkreślić, że chcąc uzyskać konkretną ofertę i rzetelną wycenę, potencjalny kontrahent powinien przesłać firmie logistycznej jak najdokładniejsze dane – np. informacje dotyczące struktury jakościowej i ilościowej produktów, a także ich rotacji. Gdy klient nie przedstawi wystarczających danych, a do tego nie sprecyzuje swoich potrzeb i oczekiwań, tworzenie oferty będzie obarczone sporym ryzykiem i może okazać się zwykłą stratą czasu.

Bądźmy w kontakcie!

Pamiętajmy też, że jeśli mamy wątpliwości, zawsze możemy poprosić przedstawiciela firmy logistycznej o pomoc. Przed wysłaniem konkretnego zapytania najlepiej zadzwonić lub wysłać maila z pytaniem o to, jakie informacje będą potrzebne do dokonania wyceny.

Na kolejnych etapach nawiązywania współpracy warto dążyć do spotkania wirtualnego lub bezpośredniego, ponieważ to najlepszy sposób na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości.

 Jeśli chcesz skontaktować się z pracownikiem naszej firmy, przejdź do zakładki Kontakt.

Z czego wynika wzrost cen w branży logistycznej?

Wyższe ceny nie wynikają przeważnie z „nieposkromionego apetytu” firm logistycznych. Początek roku oznacza nowe stawki podatkowe, nowe opłaty ZUS, rośnie też wtedy najniższe miesięczne wynagrodzenie. Pod uwagę trzeba wziąć także inflację, rosnące koszty paliwa i energii elektrycznej.

Na wzrost kosztów mogą też wpływać wymagania klientów w zakresie spełnianych norm, posiadanych certyfikatów jakości, czy też szeroko pojętych działań ESG. Firma, która spełnia wysokie standardy, ponosi z tego tytułu dodatkowe, i to wcale niemałe, wydatki.

Dodatkowo, wielu kontrahentów wymaga obecnie od operatorów logistycznych, by ci poważnie inwestowali w działania ekologiczne i prospołeczne. Ich etyczne podejście będzie wówczas wspierało dobry wizerunek marek, dla których pracują. Nie da się jednak połączyć coraz surowszych oczekiwań w obszarze ESG z utrzymaniem cen na dotychczasowym poziomie.

Na rosnące koszty usług wpływają także koszty pracy. Szacuje się, że w 2025 roku branża logistyczna utworzy najwięcej nowych stanowisk pracy ze wszystkich gałęzi gospodarki. Przełoży się to na kolejny dynamiczny wzrost wynagrodzeń, które jednak pośrednio pokryć będą musieli wszyscy uczestnicy rynku.

Wszystko to powoduje, że zmiany cen – niestety, na wyższe – są po prostu konieczne. W praktyce, aby uniknąć podwyżek firma logistyczna musiałaby obniżyć standardy jakościowe, znacznie zmniejszyć zatrudnienie lub zrezygnować z działań na rzecz środowiska czy pracowników. Jak to zwykle bywa, również w logistyce najniższa cena zazwyczaj nie idzie w parze z najwyższą jakością usług.